Microsoft Outlook : optimiser la gestion de la messagerie, de l'agenda et des tâches pour gagner en efficacité

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04/05/2026

09h00 – 17h30

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Collaborez et adaptez Outlook à votre environnement en maîtrisant les fonctionnalités avancées. Cette formation s’adresse aux professionnels souhaitant optimiser leur utilisation quotidienne de la messagerie, du calendrier et des tâches. Elle permet d’aller au-delà des fonctions basiques pour adopter une organisation fluide, structurée et productive.

Contenu

Améliorer la création et la gestion des messages

Gérer les options avancées de messages
- Utiliser les boutons de vote pour structurer les retours d’équipe
Optimiser le traitement de la boîte de réception
- Rappeler ou renvoyer un message envoyé
- Gérer les courriers indésirables et affiner les filtres anti-spam
Structurer et automatiser
- Filtrer les messages avec les dossiers de recherche
- Associer une couleur à un expéditeur via la mise en forme automatique
- Utiliser les actions rapides pour des traitements ponctuels
- Créer des règles d’automatisation (classement, transfert, organisation)
Organiser et archiver
- Paramétrer les alertes de nouveaux messages
- Gérer l’archivage automatique
Carnets d’adresses et contacts
Mise en pratique : Créer de règles, actions rapides, système de classement, dossiers de recherche, archivage automatisé, personnaliser des affichages et gestion avancée de contacts

Améliorer la gestion de l’agenda

Personnaliser le calendrier
- Paramétrer les options des rendez-vous (rappel, visibilité, confidentialité)
- Définir et gérer les catégories de calendrier
Organiser des réunions professionnelles
Mise en pratique : Créer d’un calendrier structuré, mise en couleur par catégories, gestion de réunions complexes avec vérification de disponibilités, invitation et suivi de participants

Concevoir et suivre les tâches ou To Do

Créer, enrichir et mettre à jour une tâche
Assigner une tâche à une autre personne et suivre son avancement
Gérer les tâches : En cours, terminées, supprimées
Mise en pratique : Créer des tâches et définir des priorités

Déléguer l’accès à sa boîte aux lettres

Paramétrer les accès et délégations
- Partager son agenda, sa liste de tâches, son carnet d’adresses
- Paramétrer une délégation selon différents niveaux d’autorisation
- Créer un calendrier de groupe
- Ouvrir et afficher plusieurs calendriers côte à côte
Mise en pratique : Délégation d’accès, partage intelligent des calendriers, prise de rendez-vous pour le compte d’un tiers

Utiliser l’IA générative avec Microsoft Copilot Chat pour optimiser votre travail bureautique

L’usage de l’IA générative et de Microsoft Copilot Chat peut faciliter la création, l’analyse et la mise en forme de vos documents selon la version de votre logiciel

Compétences visées

Configurer et personnaliser les options avancées de la messagerie
Examiner et exploiter les outils de tri, de filtrage et d’automatisation pour optimiser le flux d’e-mails
Organiser efficacement les éléments Outlook (messages, dossiers, contacts, agenda, tâches)
Mettre en œuvre des règles, actions rapides et méthodes d’archivage adaptées à leur activité
Planifier, coordonner et suivre des rendez-vous et réunions complexes
Gérer les délégations et accès partagés au sein d’une équipe

Méthodologie

Depuis votre domicile ou votre entreprise, vous rejoignez un environnement de formation en ligne, à l’aide de votre ordinateur, tout en étant éloigné.e physiquement du/de la formateur.trice et des autres participants. Vous êtes en totale immersion avec le groupe et participez à la formation dans les mêmes conditions que le présentiel.

En début et en fin de formation, vous réalisez une auto-évaluation de vos connaissances et compétences en lien avec les objectifs de la formation. L’écart entre les deux évaluations permet ainsi de mesurer vos acquis.

Public & Prérequis

Cette formation s’adresse aux :

Utilisateurs d’Outlook ayant déjà les bases et souhaitant accélérer leurs usages professionnels,
Collaborateurs gérant un volume important d’e-mails, de réunions et de tâches,
Toute personne souhaitant automatiser, organiser, prioriser et exploiter Outlook de manière stratégique.

Prérequis :

Maîtriser les fonctionnalités essentielles d'Outlook : lecture/envoi de mails, gestion simple du calendrier,
Utiliser Outlook quotidiennement dans un environnement professionnel.

Titre obtenu

Vous recevez une attestation de suivi de cours CPI Formations à la fin de cette formation, pour autant que le taux de présence atteigne 80%.

Intervenant

Intervenant.e de la formation

Professionnel.le de l'informatique et de la pédagogie

Intervenant.e de la formation

Professionnel.le de l'informatique et de la pédagogie

La formation est animée par un.e professionnel.le de l’informatique et de la pédagogie, dont les compétences techniques, professionnelles et pédagogiques ont été validées par des certifications et/ou testées et approuvées par les éditeurs et/ou notre équipe pédagogique. Il/Elle est en veille technologique permanente et possède plusieurs années d’expérience sur les produits, technologies et méthodes enseignés. Il/Elle est présent.e auprès des stagiaires pendant toute la durée de la formation.